La organización de un evento corporativo puede ser todo un desafío, pues la atención meticulosa y los detalles siempre cuentan.
Y, como no podemos comenzar la casa por el tejado.
Por lo que, si no sabes por donde comenzar, en este artículo te contamos como planificar tu evento corporativo en 9 pasos.
¡Vamos a ello!
1. Define el propósito y los objetivos
Para definir el propósito y los objetivos del evento empresarial, debemos comenzar definiendo que es lo que la empresa espera conseguir de él.
Un propósito claro proporciona la dirección y la intención detrás del evento, contribuyendo al éxito general del evento.
Para poder definir los objetivos del evento debes tener en cuenta que estos sean SMART:
- S (específicos): Objetivos claros y específicos, detallando lo que se espera lograr durante el evento.
- M (Medibles): Los objetivos deben ser medibles y cuantificables, permitiendo conocer y evaluar el éxito del evento.
- A (alcanzables): Los objetivos deben ser realistas y alcanzables, es decir, que, aunque los objetivos sean ambiciosos, deben estar dentro de las capacidades y recursos de la empresa.
- R (relevantes): Los objetivos deben estar alineados con el propósito general de la empresa y las metas que se desean conseguir.
- T (en un tiempo determinado): Los objetivos deben ser alcanzados en un plazo de tiempo determinado.
2. Determina el presupuesto de tu evento
Establecer el presupuesto es un punto esencial para el desarrollo del evento empresarial.
Pues, de este depende garantizar el éxito del evento sin exceder los recursos que se tienen disponibles.
Ya que, el presupuesto del evento definirá factores como: Lugar del evento, expositores, catering, entretenimiento, tecnología, entre otros.
Y, para poder definir un presupuesto adecuado, puedes seguir los siguientes pasos:
- Identifica componentes del evento, puedes tener en cuenta el catering, ponentes, marketing, personal, y todo aquello necesario para el evento.
- Investiga precios y costes de todos los componentes que identifiques, necesitas averiguar todos los costes que traen consigo.
Puedes consultar con proveedores, o si el evento ya ocurrió anteriormente, esto servirá como base para plantear el nuevo presupuesto.
- Incluir costes variables y fijos, lo que proporcionará flexibilidad en el desarrollo del evento.
- Negociar con proveedores para obtener precios más competitivos
- Revisar las políticas de cancelación, para estar preparado ante cualquier cambio que pudiera surgir en el evento.
Y, una vez definido el presupuesto, es necesario saber donde se asignará la mayoría de los recursos.
Una de las cosas más importantes y que muchas veces pasa por alto es la comida y la bebida que se va a ofrecer, no es recomendable escatimar en el catering, y tener en cuenta a los asistentes con restricciones dietéticas.
3. Define a tu audiencia
Todo el mundo no es la audiencia perfecta para tu evento, es por ello por lo que comprender quienes son tus potenciales participantes permite una planificación, y ejecuciones más efectivas.
Ten en cuenta que cuanto más comprendas a tu público, la experiencia será más personalizada y habrá una mayor posibilidad de satisfacer sus expectativas.
De acuerdo con eso, debemos definir el número de asistentes y ponentes que tendremos.
4. Establece el lugar y la hora del evento
Seleccionar el lugar y hora del evento no solo afectará a la logística, sino también implica directamente en la percepción de la empresa, y en la participación y experiencia de los asistentes.
Y, para poder definirlo, te dejamos algunos tips que debes tener en cuenta para encontrar el espacio perfecto para tu evento:
- Servicios disponibles: Qué servicios tiene disponibles, como mobiliario, ventilación, flexibilidad, wifi, parking, si cuenta con equipo de limpieza, buena iluminación, equipo audiovisual adecuado, etc.
Asegúrate de elegir un lugar en el que sirvan comida deliciosa, o que permita traer un catering externo para una mejor experiencia de tus asistentes.
- Ubicación del lugar: Ten en mente a tus potenciales participantes, y facilítales la asistencia en la medida de lo posible.
Puedes proporcionar también mapas, indicaciones de como llegar en coche, informaciones sobre estacionamientos, etc.
- Capacidad del espacio: Ni un espacio muy grande cuando estás pensando llenarlo solo con un cuarto, porque dará la sensación de vacío. Ni muy pequeño, porque podría generar incomodidad.
No es por presumir, pero, Valencia cuenta con los mejores espacios y salones para tu evento corporativo, lo que permitirá a tus asistentes vivir una experiencia que recordarán por mucho tiempo.
Y, para definir la hora y día de tu evento, dependerá mucho de la audiencia a la que te dirijas, así como los objetivos que tengas planteados.
5. Logística global del evento
Una planificación cuidadosa de tu evento garantizará una experiencia buena para tus participantes.
Para hacerlo de la forma correcta debes saber todos los detalles que tu evento engloba, desde el plan del evento, el equipo, proveedores, hasta los resultados.
6. Crea el programa del evento
Cada evento corporativo es único, por lo que preparar un programa que sea interesante y organizado guiará a tus participantes a conseguir una experiencia óptima.
Para poder crear el programa puedes seguir estos tips:
- Ten en cuenta a tu audiencia, después de conocer sus intereses y expectativas, asegúrate de crear el programa adaptado a satisfacer sus necesidades.
- Asigna tiempos específicos y apropiados, considerando tener intervalos de descanso y/o comidas, pero sin saturar a tus asistentes.
- Considera incluir actividades que complementen tu evento como cenas, networking.
7. Marketing y promoción del evento
Una vez se tengan todas las bases establecidas de la planificación y organización del evento, es hora de definir una estrategia de marketing y comunicación del evento para atraer la atención de los potenciales participantes.
Este proceso puede implicar tanto el marketing online como el marketing offline.
Puede incluir por ejemplo el diseño de campañas publicitarias, el uso de redes sociales, la creación de contenido atractivo, creación de la web, colaboración con medios de comunicación, entre otras.
Ten en cuenta planificar la promoción del evento con suficiente antelación, para poder maximizar la visibilidad, implementar estrategias efectivas y adaptarse a cualquier cambio que pudiera surgir.
8. Determina las métricas de tu evento
Definir las métricas del evento ayudará a saber si ha generado el impacto deseado.
Ten en cuenta que estas métricas deben estar de acuerdo con tus objetivos planteados inicialmente.
Puedes tener en cuenta métricas como, por ejemplo:
- El registro y asistencia de los participantes: Ten un buen registro online y un control de las acreditaciones el día de evento.
- Generación de leads: si la generación de leads es uno de tus objetivos, mide la calidad y cantidad de los leads generados durante y después del evento. Y, para poder rastrearlos adecuadamente, puedes ayudarte de códigos de seguimiento o formularios específicos.
- Feedback de los participantes: Esta es una de las métricas más importantes, ya que proporciona una información valiosa sobre la satisfacción del evento. Puedes ayudarte de encuestas post evento y asegúrate de incluir preguntas abiertas en los formularios para dar la opción de dejar comentarios.
- Impacto e interacción en redes sociales: Puedes ayudarte de herramientas específicas para redes sociales, y tener en cuenta la cantidad de menciones, likes, compartidos y nuevos seguidores generados durante el período del evento.
- Retorno de la inversión (ROI): Comparar los costes asociados a la planificación y ejecución del evento con los beneficios obtenidos.
- Ventas futuras después del evento: Haz un seguimiento de las ventas que se realizaron durante el evento y analiza como contactos u oportunidades de negocio se transformaron en ventas reales.
9. Día del evento
Habiéndose cumplido todos los demás pasos, el día central debes centrarte en garantizar que tu evento se desarrolle de acuerdo con lo planificado.
Supervisar la logística general, y a su vez estar preparado para gestionar cualquier incidencia o problema que pueda surgir durante el evento.
Conclusiones
La organización de eventos corporativos va más allá de elegir el espacio, el tema y la logística.
Es un proceso estratégico que implica la comprensión de los objetivos que se quieren conseguir, una planificación detallada y una ejecución impecable para poder alcanzar los resultados deseados.
La evaluación continua y la adaptabilidad son clave para garantizar el éxito del evento y la satisfacción de los participantes.
Pero, si cambias de opinión, no te preocupes.
Nos tienes a nosotros para que nos encarguemos de la organización de tu evento corporativo.
